Archivieren Sie sicher und gesetzeskonform mit MailStore Server!

Angebote, Verträge und Absprachen sind wichtige Inhalte und werden gerne per E-Mail versandt. Diese Dokumente sollten Sie sicher für eine angemessene Zeit archivieren, damit Sie jederzeit schnell und unkompliziert darauf zugreifen können, zum Beispiel bei einer Meinungsverschiedenheit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Für manche Dokumente besteht auch eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

Selbstständige und kleine und mittlere Unternehmen verwenden häufig einfache E-Mail-Lösungen, die kommerziellen Ansprüchen an sichere Archivierung nicht gerecht werden. E-Mails werden zum Beispiel per POP3-Protokoll abgerufen, die E-Mails befinden sich dann nur noch lokal auf dem Rechner des Mitarbeiters. Ein Ausfall der Festplatte oder der Verlust eines Notebooks führt zum Verlust wichtiger E-Mails. Die Dokumentation von Angeboten, Verträgen und Absprachen geht damit verloren.

Wie Sie Ihre E-Mails richtig archivieren können!

Sie sind rechtlich dazu verpflichtet, steuerlich relevante Dokumente 10 Jahre lang indexierbar und unveränderbar aufzubewahren! Bei einer lokalen Speicherung in einem E-Mail-Client ist dies nicht der Fall. Auch die Metadaten der Dateien, beispielsweise persönliche Daten wie der Absender oder der Autor, müssen unverändert abgespeichert werden. Rechnungen auszudrucken, abzuheften und danach zu löschen ist demnach nicht erlaubt. Alle relevanten Dateien müssen auch indexiert sein. Das bedeutet, dass ein Prüfer in dem entsprechenden Programm gezielt nach E-Mails und Dateien suchen können muss.

Das Archivieren von E-Mails unterscheidet sich durch diese beiden Aspekte, die Unveränderbarkeit und Indexierung, maßgeblich von einem Back-Up. Ein Back-Up ist dazu da, Dateien wiederherzustellen, aber nicht für eine gezielte Suche.

MailStore Software GmbH ist Experte für die sichere Archivierung von E-Mails und bietet Selbstständigen und kleinen und mittleren Unternehmen mit dem MailStore Server die perfekte Lösung für die sichere und gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails. MailStore Server ist nach IDW PS 880 zertifiziert.

Das Programm wird ständig weiterentwickelt und an die aktuellen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung angepasst. So helfen Ihnen zum Beispiel die neuen Aufbewahrungsrichtlinien dabei, die Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung in Bezug auf die gesetzeskonforme Aufbewahrungszeit richtig umzusetzen. Anhand des Archivierungsdatums werden E-Mails mit Ablauf der individuellen Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht. Dies ist vor allem bei Bewerbungen nützlich. Sie als Unternehmen dürfen eingegangene Bewerbungen und die dazugehörigen persönlichen Daten nur für gewisse Zeiträume speichern. Nach einer Frist müssen diese automatisch gelöscht werden. Auch das lässt sich mit MailStore einrichten.

MailStore bietet erstklassigen und deutschsprachigen Support für alle Fragen, die im Betrieb auftreten, und unterstützt Sie bei der Planung Ihrer E-Mail-Archivierungslösung.

Mit 50.000 Unternehmenskunden in 100 Ländern zählt MailStore zu den weltweit führenden Herstellern von E-Mail-Archivierungssystemen. MailStore Server gilt in diesem Bereich als Standardsoftware.

Das Unternehmen wurde 2006 in Viersen in Nordrhein-Westfalen gegründet und 2014 von dem börsennotierten, US-amerikanischen Unternehmen Carbonite aus Boston, Massachusetts übernommen.

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CRMADDON Factory GmbH ist zertifizierter MailStore-Partner und Ihr professioneller Ansprechpartner für die Archivierungslösungen von MailStore für Ihre E-Mails. Sie möchten mehr über die Vorteile der Produkte von MailStore erfahren? Rufen Sie uns an oder vereinbaren Sie online einen Termin, wir beraten Sie gerne!

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